Relevant de la Directrice, gestion et développement immobilier, le Coordonnateur, gestion et location immobilière sera responsable des opérations quotidiennes pour le portfolio du Groupe Immobilier.  Ses responsabilités incluront de subvenir aux besoins de l’équipe de gestion immobilière en s’assurant que les aspects administratifs du portfolio sont maintenus de façon professionnelle et actuelle.

RESPONSABILITÉS CLÉS :

Gestion Immobilière  

  • Émettre des <Purchase Orders (P.O)> ou des <Tenant Work Orders (T.W.O)> et faire suivre l’information à la Comptabilité
  • Maintenir une liste à jour des locataires et des contacts en cas d’urgence pour chacun des édifices
  • Obtenir et réviser des soumissions pour l’achat de pièces, de services, et des heures de travail pour tout projet
  • Recevoir et émettre des codes aux factures pour assurer l’exactitude et l’adhérence aux catégories budgétaires
  • Valider et préparer chaque facture pour approbation et paiement
  • Suivre tout contrat de service pour chaque bâtiment (dates d’expiration, renouvellements)

Administration de Locations

  • Répondre à toutes les demandes de location : évaluation et qualification de chaque prospect
  • Coordonner les visites de bâtiment avec les locataires potentiels
  • Responsable de maintenir et de suivre la liste de Dates Critiques (ex. : Expiration de la location, Renouvellement du certificat d’assurances, Renouvellement d’options, Périodes de location gratuites,) pour toutes les locations assignées. 
  • Préparation de tout document requis, ainsi que des copies s’avérant nécessaires, relatif au renouvellement de la location du locataire
  • Compléter les vérifications de crédit des nouveaux locataires
  • Préparer, revoir, et / ou éditer les documents nécessaires (ex. : documents légaux, mandats, ententes de commissions, mise en page des offres, écrire des demandes de soumissions, etc.)

Comptes Recevables

  • Gérer les comptes recevables des locataires incluant la préparation et le traitement des dépôts quotidiens, et de ramasser les comptes arriérés
  • Responsable de ramasser les paiements de loyer et d’aider à organiser toute information, état de compte, etc. pour maintenir un dossier à jour de chaque locataire pour éviter une escalade
  • Émettre des avis de défaut et/ou de demandes de non-paiements de loyer
  • Préparer les rapports de comptes recevables mensuellement

Gestion & tâches administratives

  • Aider à préparer les rapports mensuels et trimestriels  
  • Aider à établir le budget opérationnel annuel  
  • Responsable pour certaines tâches administratives telles que le traitement de textes, le classement, photocopier et scanner des documents, céduler des rencontres, etc.
  • Préparer et envoyer la “Lettre de bienvenue” aux nouveaux locataires ainsi que tout document pertinent pour toute nouvelle location
  • Travailler avec la Comptabilité pour préparer l’ensemble des documents nécessaires pour les réconciliations de fin d’année, des nouvelles dates de paiement de loyer, et de la 13e facture
  • Coordonner avec les locataires pour céduler des travaux ou de l’entretien préventif, des visites des locaux, ou bien des inspections de sites lors de travaux qui pourraient avoir un impact sur les opérations de ce dernier

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE :

  • Diplôme de cégep ou Certificat en Administration des affaires
  • Minimum 3 ans d’expérience relatif aux locations commerciales et documents connexes
  • Expérience en comptes payables et / ou recevables est requis
  • Bonnes connaissances de logiciels Excel, Word, Outlook et PowerPoint
  • Connaissances de systèmes de gestion et de location immobilière est un atout
  • Maîtrisant parfaitement le français et l’anglais, avec de bonnes compétences de communications bilingues, écrites et orales
  • Connaissances approfondies de la terminologie, des principes et des procédures de la gestion immobilière

Le candidat idéal sera à l’aise avec les relations clients, intègre, attentionné aux détails, possédera un bon jugement et de bonnes capacités d’organisation et démontrera une habileté de gérer plusieurs dossiers et projets à la fois, et de les livrer avec un niveau élevé d’excellence.

Les candidat(e)s sont encouragé(e)s à soumettre leur candidature, leur résumé et une lettre d’intérêt à resume@hewitt-group.ca .

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